Traitement d’un dossier

Un dossier, une méthode écrite.

De l’entretien à l’archivage, chaque étape produit un document daté que vous recevez. Cette page décrit l’ordre de ces étapes, les délais que nous annonçons, ceux qui ne dépendent pas de nous, et la manière dont l’intervention est facturée.

Chemises cartonnées fermées alignées sur un bureau sombre sous une lampe, stylo plume et lunettes posés à côté — Le classement d’un dossier n’est pas une question d’ordre : c’est ce qui permet de retrouver, deux ans plus tard, la pièce qui décide.

Étape 01

L’entretien

Quarante-cinq minutes, sans frais, en présence ou à distance. Vous exposez la situation ; nous posons les questions qui permettent de la qualifier et nous demandons les trois ou quatre documents qui la fixent. À la fin de l’entretien, nous disons l’une de ces trois choses : le cabinet peut instruire ce dossier, il ne le peut pas et voici pourquoi, ou il faut d’abord réunir telles pièces pour le savoir.

Nous ne donnons pas d’avis définitif à ce stade. Un avis rendu sans pièces est une impression, et une impression engage mal celui qui la reçoit.

Ce que l’entretien ne produit pas : une estimation de vos chances. Cette estimation vient après lecture, et elle est écrite.

Étape 02

La note de cadrage et la lettre de mission

Sous cinq jours ouvrés à compter de la réception des pièces, vous recevez une note écrite : les faits tels que les documents les établissent, les questions juridiques que la situation soulève, les voies possibles, celle que nous recommandons et les raisons pour lesquelles les autres sont écartées.

La lettre de mission suit. Elle fixe le périmètre exact de l’intervention, ce qui en est exclu, le calendrier prévisionnel, le mode de facturation retenu et le nom de l’associé responsable. Rien ne commence avant sa signature, et toute extension du périmètre fait l’objet d’un avenant écrit avant d’être engagée.

Vous pouvez arrêter le dossier à la lecture de la note : seul le temps consacré à l’analyse est alors facturé, au taux annoncé lors de l’entretien.

Étape 03

L’instruction

Le dossier est constitué pièce par pièce. Nous établissons une chronologie datée que vous recevez et que vous corrigez : c’est le document le plus utile du dossier, et le seul que vous connaissiez mieux que nous. Chaque pièce reçoit un numéro qui ne change plus, et qui sert dans tous les écrits ultérieurs.

Un point d’avancement écrit part tous les quinze jours : ce qui a été fait, ce qui est en attente et de qui, ce qui vient ensuite, et le temps consommé depuis le point précédent. Quand il n’y a rien de nouveau, le point le dit — c’est précisément le moment où le silence inquiète.

Nous répondons aux messages sous vingt-quatre heures ouvrées, y compris pour dire qu’une réponse complète prendra plus de temps.

Étape 04

La clôture et l’archivage

À l’issue de l’intervention, vous recevez le dossier complet : pièces numérotées, écrits produits, décisions obtenues, correspondance utile. Une note de clôture récapitule ce qui a été fait, ce qui reste ouvert, et surtout la liste des échéances qui survivent à la fin de notre mission — délais de recours, dates d’exécution, obligations périodiques.

Le dossier est ensuite conservé pendant la durée prévue par la lettre de mission, puis détruit. Vous êtes averti avant la destruction et pouvez en demander la remise intégrale à tout moment.

Le secret professionnel couvre l’ensemble des échanges, y compris ceux du premier entretien, et y compris lorsque le dossier n’a pas été ouvert.

Les délais

Ce qui dépend de nous

Une réponse à tout message sous vingt-quatre heures ouvrées
La note de cadrage sous cinq jours ouvrés après réception des pièces
Un point d’avancement écrit tous les quinze jours
La relecture d’un projet d’acte sous trois jours ouvrés
L’annonce d’un retard avant son échéance, jamais après

Ce qui n’en dépend pas

Le calendrier fixé par la juridiction saisie
Le rythme et la bonne volonté de la partie adverse
Les délais de délivrance des greffes et des administrations
La durée d’une expertise ordonnée par le tribunal
L’issue : elle n’est jamais garantie, par personne

La facturation

Taux horaire

Retenu quand l’ampleur du travail ne peut pas être mesurée à l’avance. Le taux applicable et une fourchette d’heures estimée figurent dans la lettre de mission. Chaque facture est accompagnée du relevé de diligences : date, nature de la tâche, temps passé, intervenant. Le temps est décompté par tranches de six minutes.

Forfait par mission

Retenu quand le périmètre est délimitable : rédaction d’un acte, d’un jeu de conditions générales, tenue d’une assemblée, audit ciblé. Le forfait couvre deux tours de relecture après la première version. Au-delà, ou si le périmètre change, un avenant chiffré est signé avant que le travail supplémentaire ne commence.

Abonnement mensuel

Retenu par les entreprises qui ont besoin d’avis courts et fréquents. Un volume d’heures est réservé chaque mois et reporté sur le mois suivant s’il n’est pas consommé, dans la limite d’un mois. L’abonnement ne couvre pas les procédures contentieuses, qui font l’objet d’une mission distincte.

Facturation mensuelle, à trente jours. Les frais et débours — greffe, huissier, expertise, traduction, déplacements — sont refacturés au réel sur justificatif et n’entrent dans aucun forfait. Une provision peut être demandée à l’ouverture d’un dossier contentieux ; son montant figure dans la lettre de mission et elle s’impute sur les factures suivantes.

Salle de réunion vide, longue table en chêne et fenêtres donnant sur une façade parisienne en fin d’après-midi

La méthode se juge au premier dossier, pas à la page qui la décrit.

Le plus simple reste de nous exposer une situation réelle et de regarder ce que nous en faisons pendant les cinq jours qui suivent.

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